Anti Boncos! Ini Dia 6 Tips Efektif Restock Bahan Usaha Kulinermu
Membangun dan mengelola usaha café dan restoran yang sukses tidak hanya bergantung pada keahlian memasak atau pelayanan yang baik, tetapi juga pada sistem pembelian yang efektif. Sistem pembelian yang dirancang dengan baik akan memastikan bahwa usaha kuliner Anda mendapatkan pasokan produk berkualitas dengan harga yang wajar, yang pada akhirnya berujung pada peningkatan profitabilitas. Pembelian bukan hanya sekadar aktivitas membeli produk, tetapi merupakan keterampilan yang membutuhkan pengalaman dan analisis mendalam. Kualitas dan harga bahan baku dapat sangat bervariasi, sering kali berubah-ubah dan sulit diprediksi.
Usaha café dan restoran harus menaruh perhatian besar pada bagian pembelian karena kualitas menu yang dihidangkan ke pelanggan berkorelasi langsung dengan kualitas bahan baku yang dipakai, misal jika kualitas susu yang dipakai buruk maka minuman berbasis susu atau produk makanan yang memakai susu dipastikan tidak akan bagus, namun sebaliknya jika kualitas susu yang dipakai bagus, kemungkinan besar makanan dan minuman yang dihasilkan akan berkualitas premium.
Pentingnya Proses Pembelian dalam Usaha Kuliner
Pembelian adalah suatu proses, yang dimulai dari perencanaan menu, penentuan spesifikasi bahan baku, memilih pemasok, membeli bahan baku, penerimaan barang, penyimpanannya dan memantau seluruh barang yang dibeli sehingga usaha café dan restoran dapat secara efektif menjaga tingkat stoknya, yang membuat bagian produksi berjalan lancar, namun tidak membebani biaya operasional usaha dan mengganggu arus kas keuangan.
Kualitas dan ketersediaan bahan baku harus konsisten, karena ini sangat berpengaruh pada stabilitas menu dan harga. Tantangan seperti perubahan iklim, gangguan logistik akibat konflik global, dan kebijakan perdagangan yang tidak kondusif dapat mempengaruhi pasokan bahan pangan. Oleh karena itu, setiap rupiah yang dapat dihemat melalui efisiensi dalam pembelian akan berkontribusi langsung pada peningkatan laba usaha.
Aspek-Aspek Utama dalam Merencanakan Sistem Pembelian
Mencapai tujuan ini memerlukan perencanaan sistem pembelian dengan prosedur yang efektif dalam pengendaliannya. Dua aspek utama yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan ini adalah :
- Membeli Produk Berkualitas dengan Harga Terjangkau
Produk yang dibeli harus memenuhi kebutuhan produksi dengan kualitas terbaik, dan terjamin ketersediaannya kapan saja ketika diperlukan sewaktu-waktu. Harga yang dibayarkan harus sesuai dengan perhitungan biaya operasional menu (food costing) untuk menjaga profitabilitas. - Minimalkan Pemborosan Bahan Baku
Pemborosan / waste dapat terjadi karena produk hilang atau rusak selama proses penerimaan, penyimpanan dan distribusi. Pengetahuan dan pengalaman untuk merencanakan dan memprediksi (forecast) jumlah tamu yang datang sangat penting karena akan mencegah produk rusak atau basi akibat produksi yang berlebihan.
Atur Standar Pembelian dan Penuhi Kebutuhan Target Pasar
Berikut daftar keterampilan profesional dalam bidang pembelian yang diperlukan untuk mengatur standar pembelian yang sesuai dan memenuhi kebutuhan target pasar :
- Buat spesifikasi produk yang dibeli:
Informasi lengkap mengenai produk seperti kuantitas, kualitas, ukuran, grade, keamanan, harga, ketersediaan, pengiriman, dan dukungan teknis. Spesifikasi yang jelas akan menghindari kesalahpahaman dan menjadi dasar verifikasi saat penerimaan barang. - Bangun Prosedur Pemesanan / Purchase Order yang Efektif :
Pentingnya melakukan prosedur ini bertujuan agar stok barang dalam kondisi yang cukup untuk memenuhi kebutuhan produksi tanpa menimbulkan kelebihan stok yang dapat mempengaruhi arus kas. Jenis barang dengan masa simpan pendek seperti seafood, buah-buahan, daging, dan produk olahan susu memerlukan perhatian khusus saat pemesanannya dibandingkan bahan-bahan yang masa simpannya panjang. - Gunakan Sistem Pengingat Otomatis
Semakin banyak aplikasi untuk mengatur pencatatan stock barang yang bisa didapatkan secara mudah. Sistem ini bisa memperingatkan otomatis saat barang perlu dipesan dan memantau waktu kedatangan barang. Memantau kondisi stok di gudang setiap hari adalah salah satu langkah penting untuk menjaga kualitas dan kuantitas barang. - Prosedur Penerimaan Barang yang Ketat
Pastikan barang yang diterima sesuai dengan pesanan, tidak rusak dan langsung disimpan dengan benar, terutama untuk produk yang memerlukan di suhu dingin. Pengecekan bahan baku harus dilakukan secara teliti dan dilakukan oleh pekerja yang memiliki informasi mengenai bahan baku. - Memahami pemasok dengan baik
Menjalin hubungan yang erat dan komunikatif dengan pemasok sangat penting untuk memastikan produk yang Anda terima selalu berkualitas tinggi dan sesuai standar. Ketahui reputasi pemasok, cara mereka memproses dan menyimpan barang, serta bagaimana mereka menangani masalah jika terjadi kendala. Memiliki pemahaman mendalam tentang kemampuan pemasok dalam memenuhi kebutuhan Anda, termasuk fleksibilitas mereka dalam menghadapi permintaan mendadak atau perubahan spesifikasi, akan membantu menjaga kelancaran operasional bisnis Anda dan memastikan pasokan bahan baku tetap stabil, terutama dalam kondisi pasar yang fluktuatif. - Memahami bagaimana hasil produksi tercipta
Mengetahui bagaimana setiap produk dihasilkan, mulai dari tahap awal hingga siap digunakan, memberikan Anda wawasan yang penting dalam menentukan jenis dan jumlah bahan baku yang perlu dipesan. Pahami detail proses produksi seperti waktu yang dibutuhkan, potensi kendala, serta cara mengoptimalkan penggunaan bahan agar efisien dan meminimalkan limbah. Dengan informasi ini, Anda dapat membuat keputusan pembelian yang lebih strategis, memastikan bahan yang dipesan mendukung produktivitas maksimal dan kualitas output yang konsisten, sehingga bisnis kuliner Anda dapat berjalan dengan efisien dan menguntungkan.
Dengan membangun dan memiliki sistem pembelian yang optimal dan berkualitas baik maka jalannya operasional perusahaan akan lancar dan tercapainya laba perusahaan dapat maksimal pula.
Mulai dengan membangun kerja sama dengan produsen lokal terpercaya sangat penting untuk menjaga kelangsungan dan kualitas usaha kuliner Anda. Salah satunya adalah dengan produsen susu dan produk olahannya seperti Greenfields Dairy Indonesia. Kemitraan ini adalah langkah strategis untuk memastikan kualitas bahan baku tetap terjaga. Greenfields menyediakan berbagai produk keju, susu, dan krim dari susu sapi segar yang dihasilkan dari peternakan Greenfields sendiri. Dengan lebih dari 20.000 ekor sapi Holstein dan Jersey di Malang, Jawa Timur.
Semua produk Greenfields diproses secara higienis tanpa sentuhan tangan manusia. Greenfields menjamin pasokan susu sepanjang tahun dan terbuka untuk kolaborasi jangka panjang. Greenfields siap menjadi partner terbaik para pengusaha F&B dalam meningkatkan kualitas setiap olahan makanan atau minuman untuk kualitas hidup yang lebih baik!
Dapatkan lebih banyak inspirasi bisnis F&Bmu di Instagram Greenfields Professional (@greenfields.professional) atau Whatsapp +62 851-7210-0967.